Politique de confidentialité
Version du 2 novembre 2026
Qui traite quoi, et à quel titre
Cette distinction commande tout le reste, et elle est souvent mal posée :
- Les données des licenciés (nom, coordonnées, date de naissance, numéro de licence, cotisations) appartiennent au club. Le club en est le responsable de traitement ; Klubi n'en est que le sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD. Nous ne les utilisons que pour faire fonctionner le service, sur instruction du club, et pour rien d'autre — ni analyse, ni prospection, ni revente.
- Les données des comptes utilisateurs (les membres du bureau qui se connectent) et les données de facturation sont traitées par l'Éditeur en tant que responsable de traitement, pour fournir le service et le facturer.
Klubi est édité par Romain Clochard, entrepreneur individuel (EI), SIREN 130 986 300. Contact pour toute question relative aux données : [email protected].
Ce qui est collecté
| Données | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Adresse électronique, mot de passe (haché), prénom et nom, fonction dans le bureau | Ouvrir et sécuriser le compte, savoir qui fait quoi | Exécution du contrat |
| Fiches licenciés saisies ou importées par le club | Fournir la fonction demandée par le club | Sous-traitance pour le compte du club |
| Demandes d'adhésion déposées sur le formulaire en ligne d'un club : identité, date de naissance, coordonnées, type de licence souhaité | Transmettre la demande au club, qui la valide ou la refuse | Sous-traitance pour le compte du club |
| Écritures comptables, importées de la banque ou saisies | Tenir la comptabilité du club | Exécution du contrat / sous-traitance |
| Données bancaires du compte relié par le club (voir ci-dessous) | Importer les opérations et le solde, en lecture seule | Exécution du contrat / sous-traitance |
| Journal d'activité : action, auteur, date, adresse IP | Tracer les modifications, détecter les abus | Intérêt légitime (sécurité) |
| Données de facturation | Encaisser l'abonnement et éditer les factures | Obligation légale et contrat |
Aucun traceur publicitaire, aucun cookie tiers. Le seul cookie déposé est celui de session, strictement nécessaire au fonctionnement : il ne demande donc pas de consentement, et disparaît à la déconnexion.
Une mesure d'audience, sans cookie et hébergée chez nous. Pour savoir quels écrans servent et lesquels améliorer, l'application compte les pages vues avec Umami, un outil libre installé sur notre propre serveur : rien ne part chez un tiers. Ce qui est enregistré : l'écran visité, sans ses paramètres d'adresse, et le temps passé ; le site d'où l'on arrive, le cas échéant ; la langue, la taille d'écran, le navigateur, le système et le type d'appareil ; le pays, la région et la ville, déduits de l'adresse IP et jamais plus précis que la ville. Aucun cookie, aucun identifiant de compte ni de club, et votre adresse IP n'est pas conservée — elle sert seulement à compter une visite, sous une forme qui change chaque jour. Si votre navigateur exprime le souhait de ne pas être suivi (« Do Not Track »), rien n'est mesuré. Cette mesure, réservée à notre usage et limitée à ces statistiques anonymes, relève de l'exemption de consentement prévue par la CNIL pour la mesure d'audience.
Les données bancaires
La connexion bancaire est facultative, et réservée aux formules payantes. Le club relie son compte depuis un portail hébergé par Synci, notre prestataire, en s'authentifiant directement auprès de sa banque. Klubi ne voit jamais les identifiants bancaires, et l'accès est en lecture seule : aucun paiement ne peut être initié.
Ce que Klubi conserve, pour le seul compte que le club a désigné :
- les opérations : date, montant, libellé et motif du virement. Elles deviennent les écritures comptables du club ;
- le solde, remplacé à chaque synchronisation, avec la date à laquelle il a été relevé ;
- le nom et la banque des comptes reliés, pour que le club choisisse le sien ;
- l'identifiant du club chez Synci et un jeton d'accès temporaire, chiffrés en base.
Synci transmet aussi l'IBAN et le nom du titulaire des comptes : Klubi ne les enregistre pas. L'IBAN du club, qui figure sur ses courriels de relance, est saisi à la main par le club.
Durée de conservation et effacement :
- Retirer la connexion (Comptabilité → Connexion bancaire) efface immédiatement chez Synci l'utilisateur du club, sa connexion, ses comptes et ses opérations, et chez Klubi les soldes et identifiants de connexion. Le club peut aussi révoquer l'accès depuis le portail Synci ou auprès de sa banque ;
- le solde n'est gardé qu'aussi longtemps que la connexion est active : il est effacé quand elle est retirée ou que le consentement bancaire expire ;
- les opérations importées sont la comptabilité du club : elles restent tant que le club utilise le service, y compris après le retrait de la connexion. Le club peut en supprimer une à tout moment dans l'application, ou demander l'effacement de toutes à [email protected] ; il est fait dans un délai d'un mois ;
- à la fermeture du compte, elles suivent le sort des autres données du club (voir « Combien de temps »).
Qui d'autre y a accès
Les sous-traitants ci-dessous interviennent pour une fonction précise, et seulement pour elle. Tous traitent les données dans l'Union européenne ou sous un cadre de transfert reconnu.
| Destinataire | Ce qu'il reçoit | Pour quoi |
|---|---|---|
| Mailjet (Sinch, France) | Adresse électronique et contenu du message | Envoi des courriels : confirmation, invitation, mot de passe oublié, comptes rendus de réunion |
| Stripe | Adresse électronique, données de paiement | Encaissement de l'abonnement. Les données de carte ne transitent ni ne sont stockées chez nous |
| Synci (Tonning, org. no. 930076066, Bergen, Norvège), qui s'appuie sur GoCardless (France), établissement agréé par l'ACPR | L'adresse électronique de qui relie le compte, et l'accès en lecture aux comptes reliés | Connexion bancaire et import automatique des opérations |
| OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix — centre de données de Gravelines (France) | Toutes les données du service | Hébergement du serveur et de la base de données |
| Google (Google Drive) | Sauvegardes chiffrées, illisibles sans une clé qui ne quitte pas notre serveur | Copie de secours conservée hors du serveur |
| Services de notification d'Apple, de Google, de Mozilla et de Microsoft | Un message chiffré qu'ils ne peuvent pas lire, et l'adresse technique de l'appareil | Acheminer les notifications sur les appareils où vous les avez activées. Rien ne part si vous ne les activez pas, et vous les retirez depuis « Mon profil » |
| Cloudflare | Métadonnées de connexion (adresse IP, en-têtes) | Acheminement du trafic vers le serveur |
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni transmises à des fins publicitaires. Elles ne servent pas non plus à entraîner de modèle d'IA.
Combien de temps
- Tant que le club utilise le service : les données restent en ligne, y compris les saisons passées — c'est l'objet d'un outil de gestion associative.
- Après la fermeture du compte : 12 mois, pour permettre une reprise, puis suppression. Une suppression immédiate peut être demandée à [email protected].
- Demandes d'adhésion : jusqu'à leur traitement par le club. Validée, la demande devient une fiche ; refusée, elle est effacée. Une demande restée sans suite est effacée au bout de six mois.
- Liens envoyés par courriel (création de club, invitation, mot de passe oublié, connexion, changement d'adresse) : effacés trente jours après leur envoi, qu'ils aient servi ou non. Une inscription jamais confirmée disparaît donc avec ce qu'elle contenait — adresse, nom et empreinte du mot de passe. Une invitation acceptée est conservée : elle dit qui a invité qui.
- Journal d'activité : tant que le club utilise le service ; son président peut en effacer les entrées anciennes à tout moment.
- Sauvegardes : une par jour, gardées quatorze jours sur le serveur et trente jours pour la copie chiffrée conservée hors du serveur. Une donnée supprimée disparaît donc des sauvegardes au plus tard trente jours après.
- Factures : dix ans, comme l'impose la loi comptable.
Comment c'est protégé
- chiffrement des échanges (HTTPS) ;
- mots de passe hachés avec bcrypt, jamais réversibles ;
- identifiants de connexion bancaire chiffrés en base (AES-256-GCM), la clé de chiffrement étant conservée séparément ;
- cloisonnement strict entre clubs, vérifié par des tests automatisés exécutés à chaque modification du code ;
- droits différenciés selon la fonction dans le bureau : un secrétaire n'a aucun accès à la comptabilité, un membre sans fonction n'accède pas aux données personnelles des licenciés ;
- copie de sauvegarde hors du serveur chiffrée (AES-256), et journal d'activité des modifications.
Une politique de divulgation de vulnérabilités est publiée dans security.txt.
Vos droits
Toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité.
Si vous êtes licencié d'un club, adressez votre demande à votre club : c'est lui qui décide de vos données, nous ne faisons que les héberger pour son compte. Nous l'assistons et relayons toute demande reçue.
Si vous avez un compte Klubi, écrivez à [email protected]. Une réponse est apportée dans un délai d'un mois.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).
Violation de données
En cas de violation susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, la CNIL est notifiée dans les 72 heures, et les clubs concernés sont informés sans délai, avec ce que l'on sait, ce que l'on ignore encore et ce qu'il convient de faire.
Voir aussi les conditions générales.